Hilversum: "Eerst verbeteren, dan veranderen in het Sociaal Domein"

Hilversum: "Eerst verbeteren, dan veranderen in het Sociaal Domein"

De decentralisaties zorgen voor grote veranderingen in het Sociaal Domein. Dat heeft gevolgen voor werkprocessen zoals bijvoorbeeld het beoordelen van bijstandsaanvragen en het begeleiden naar werk. Hilversum kiest er bewust voor  om eerst de bestaande processen te verbeteren.

 

Mark van Gogh - Teamleider Sociale Zaken - vertelt:

"Het  op orde brengen van de basis  gaat ons helpen de decentralisaties in te voegen. Daarnaast blijven we de bestaande processen ook in de toekomst gebruiken. Een grote groep klanten vraagt bijvoorbeeld een bijstandsuitkering aan zonder dat er sprake is van bredere problematiek: daarin voorziet het bestaande proces.”

 

"Een van de belangrijkste verbeteringen is dat we dubbelingen uit de processen gehaald hebben. Voorheen moest een klant bijvoorbeeld soms bij 3 verschillende personen een CV aanleveren: nu nog maar  1 keer. Een andere doorbraak is dat we voor eenvoudige bijstandsaanvragen geen intakegesprekken meer voeren. Die worden direct afgehandeld op basis van de aanvraagdocumenten. Dit scheelt veel tijd en geld. De gemeente heeft dus direct profijt van de verbeteringen."

 

Parallel aan het verbeteren van de processen heeft de Gemeente Hilversum een proeftuin Integrale Toegang ingericht. Dit is een belangrijke pijler onder de veranderingen in het sociaal domein: inwoners met een ondersteuningsvraag moeten één plan krijgen voor alle relevante levensdomeinen. Dit najaar worden de praktijken uit de proeftuin gecombineerd met de geoptimaliseerde processen.

 

Mark vertelt:

"In het najaar komt dit dan mooi allemaal samen. De ervaringen uit de Proeftuin zijn dan goed geëvalueerd, zodat we zeker weten dat we het beste proces kiezen. De andere processen zijn dan al optimaal ingericht. Dit gaat ons helpen om de veranderingen als gevolg van de decentralisaties in te voeren. “ 

 

"De procesverbetertrajecten hebben ons enorm geholpen om inzicht te krijgen in elkaars werk en daarnaast hebben de sessies bijgedragen aan het creëren van draagvlak voor de verbeteringen."

SLIM in OSS: de feiten op een rijtje

Gert van Beek, Programmamanager SLIM gemeente Oss, vertelt:

 

De aanleiding
Oss is volop in beweging. Met het nieuwe collegeprogramma voeren we bezuinigingen door die we allemaal gaan voelen. Instellingen, bedrijven, organisaties en inwoners. Iedereen moet het met minder geld gaan doen. Ook onze eigen organisatie. Door ons werk doelmatiger te doen, kunnen we bezuinigen. Daarnaast verwachten we te bezuinigen door met elkaar onze werkprocessen slimmer in te richten. Dat doen we onder de noemer SLIM: geen kaasschaafmethode, maar zelf nadenken over hoe het werkproces beter, sneller, goedkoper kan.

 

De cijfers
Als we willen bezuinigen is het van belang te weten wat een proces kost. Aan het begin van een SLIM-project voeren de proceseigenaren een nulmeting uit. Zij rekenen uit wat op dat moment de proceskosten zijn. Denk bijvoorbeeld aan de kosten voor eigen en ingehuurd personeel.
Veel processen lopen over afdelingsgrenzen heen. Het is dan ook een ware zoektocht om de juiste gegevens boven tafel te krijgen. Je zou kunnen stellen dat we in onze organisatie nog niet echt gewend zijn om op kosten te sturen! Op dit moment bekijken we of de activiteitenbegroting zo kan worden aangepast dat we meer financieel inzicht krijgen op procesniveau.

 

De rolverdeling
Een proceseigenaar is verantwoordelijk voor de output en de outcome van het proces. Niet alleen tijdens het aanpassen van de processen maar juist ook na het implementeren van de nieuwe werkwijze. We hebben weleens gezegd dat we van een proceseigenaar verwachten dat die stuurt zonder “macht”. Vooral in het begin voelt dat heel ongemakkelijk. Het is lastig om wel proceseigenaar te zijn maar niet de leidinggevende van de mensen die in het proces werken.

 

De resultaten
Op dit moment (juni 2012) hebben we met negen verbeterde processen een kleine € 500.000,- structurele bezuinig gerealiseerd. Daarnaast leveren de slimme processen veelal betere dienstverlening op, omdat onnodige stappen worden geschrapt.

 

 

Wilt u meer informatie over dit programma en de manier waarop De Processpecialisten de gemeente Oss hierbij hebben onderstend, neem dan contact op met Vincent Damen.

Projectadministratie Ingenieursbureau Amsterdam

 

Ric Verstegen, Kwaliteitsmanager van het Ingenieursbureau van de Gemeente Amsterdam vertelt:

“In april 2013 hebben we met een groep van twaalf medewerkers van het Ingenieursbureau Amsterdam een processimulatie gedaan bij De Processpecialisten in Amsterdam.

De aanleiding was een structurele verstoring in het proces van de projectadministratie. Bij dit proces zijn vier groepen betrokken: leidinggevenden, projectleiders, projectassistenten en de financiële administratie. De opdracht aan de groep was om te komen tot een set van duidelijke afspraken om een juiste en simpele projectadministratie te hebben, die aansluiting heeft bij de financiële administratie.

Het is steeds weer verrassend hoe makkelijk er door middel van een simulatie inzicht ontstaat bij medewerkers. Waarom doen we het eigenlijk allemaal anders? Aan het eind van de dag zijn we er gezamenlijk in geslaagd de belangrijkste afspraken te benoemen. Inmiddels zijn de afspraken in de gehele organisatie doorgesproken, is er draagvlak en wordt er op de nieuwe wijze gewerkt.”

3D in Brielle: herkenbare dienstverlening dichtbij de burger

Jan Knol (Hoofd Sector Samenleving Gemeente Brielle) over dit traject:

“Wij hebben De Processpecialisten gevraagd ons te ondersteunen bij het ontwikkelen en uitwerken van de zorgprocessen, het opstellen van een organisatieplan en een implementatieplan. Dat hebben ze met veel inzet,  betrokkenheid en inlevingsvermogen gedaan, waarbij hun ervaring met zorgprocessen een groot voordeel bleek. In hele korte tijd is in goede harmonie gewerkt en zijn de noodzakelijke stukken opgesteld, vastgesteld en nu in uitvoering. Hard werken door allen heeft erin geresulteerd, dat we 1 januari 2015 klaar zijn voor onze cliënten. En daar zag het een tijdje geleden nog niet naar uit.”  

 

Er gaat veel veranderen in het sociale domein. Door het overhevelen van taken en bevoegdheden van het Rijk naar de gemeenten (‘decentralisatie’ of ‘transitie’) worden gemeenten verantwoordelijk voor bijna de hele maatschappelijke ondersteuning. Gemeenten krijgen nieuwe taken op het terrein van jeugdzorg, begeleiding en toeleiding naar werk. Die nieuwe taken vragen om andere processen. Bovendien gaan de veranderingen samen met een aanzienlijke bezuinigingsopdracht, waardoor de druk om efficiënt en effectief te werken verder toeneemt.

 

Ook de gemeente Brielle (ruim 16.000 inwoners) bereidt zich voor op de nieuwe taken. Brielle werkt daarbij nauw samen met de andere gemeenten in de subregio Voorne-Putten: beleid en processen worden zoveel mogelijk samen ontwikkeld, met respect voor de sterke kanten van elke gemeente en de specifieke situatie in de verschillende gemeenten.

 

Kenmerkend voor de dienstverlening van Brielle is dat deze dichtbij de burger is georganiseerd. Er vindt veel face to face contact plaats tussen ambtenaren en burgers. De ambtenaren hebben een ruim mandaat. Deze benadering zorgt ervoor dat de gemeente zorgbehoeften snel signaleert en zorgvragen snel concreet kan maken: veel aanvragen worden binnen 48 uur afgehandeld. Een andere kracht van de gemeente Brielle is haar kennis over en verbondenheid met cliënten en zorgleveranciers. De klanttevredenheid is dan ook al jaren een royale acht.

 

De uitdaging voor Brielle is om de processen zodanig in te richten dat die passen bij de nieuwe taken, het karakter van Brielle, de regionale samenwerking en een taakstellend budget.  Bovendien moeten cliënten op verschillende locaties en bij verschillende uitvoeringsorganisaties terecht kunnen.

 

Bij het ontwerpen van de nieuwe zorgprocessen was het perspectief van de klant het uitgangspunt: de cliënt wordt zo snel mogelijk integraal in beeld wordt gebracht, zodat het aantal overdrachtsmomenten tot een minimum beperkt wordt. De gemeente Brielle is klaar om in 2015 haar cliënten te ondersteunen.