Werktempo, de olifant in de kamer

Werktempo, de olifant in de kamer

Collega Robijn Niemöller blogt over fietsen en werkvoorraad:

 

Meest gestelde vraag tijdens en na mijn fietsvakantie: ‘en hoeveel kilometer fiets je dan op een dag?’ Of, als de vraagsteller ook een fietser was: ‘hoeveel kilometer fiets jíj op een dag?’. Een belangstellende vraag die ik zonder tegenzin beantwoord. Terug van vakantie valt des te meer op dat werktempo in veel organisaties wél een taboeonderwerp is. Jammer, want juist door erover te praten kun je achterstanden voorkomen en de klant op tijd helpen.

 

Een belangrijk verschil tussen fietsen en werkvoorraad wegwerken: als ik een dagje niet zoveel fiets, heeft niemand daar last van. De ongefietste kilometers blijven gewoon liggen tot de volgende dag. Maar de kantoormedewerker werkt in teamverband: als de één minder werk verzet, draait de ander daarvoor op. Waarschijnlijk is het daarom ook zo’n gevoelig onderwerp. In veel organisaties verdeelt een teamleider de werkvoorraad. Dat is niet efficiënt, maar het team wil liever niet zelf hoeven steggelen om de werkvoorraad eerlijk te verdelen of die collega aanspreken die ervan verdacht wordt de kantjes ervanaf te lopen.

 

De grote overeenkomst tussen fietsen en dossiers behandelen: er zijn veel factoren van invloed op de snelheid die je zelf niet kunt beïnvloeden. Tegenwind, wegdek, heuvels: je kunt er niks aan doen. Het verklaart waarom ik de ene dag 50 en de andere dag misschien wel 150 kilometer fiets, ongeacht mijn motivatie of conditie.

 

Zulke externe factoren zijn een prima basis voor een prettig gesprek over werkvoorraad: hoe complex zijn de dossiers, welke route moet de behandelaar volgen, is er extra overleg bij nodig? Als je zo’n gesprek bijvoorbeeld wekelijks met het hele team voert, op basis van een actueel overzicht van onderhanden dossiers, hoeft niemand zich aangevallen of benadeeld te voelen. Medewerkers die een complex dossier onderhanden hebben, kunnen bij die gelegenheid hun collega’s vragen wat zij de beste aanpak vinden. Zo wordt de werkvoorraad een gezamenlijke verantwoordelijkheid.

 

En als de omstandigheden ideaal zijn maar het toch niet opschiet? Dan moet je waarschijnlijk gewoon even je band oppompen. Zo gefixt.